21 طريقة ناجعة للقضاء على التسويف وإنجاز العمل بأقصر وقت
في هذا الكتاب :
يهدف كتاب إبدأ بالأهم ولو كان صعباً إلى تعليم الأشخاص سواء كانوا موظفين أو مدراء في كيفية استغلال وإدارة الوقت وتنفيذ أعمالهم والتفوق فيها مع إنجازها بكل كفاءة.
1- تهيئة الطاولة
- يجب أن تقرر ماذا تريد.
- أكتب هدفك حتى يكون ملموس وواقع أمامك، لأن الأهداف الغير مكتوبة،هي رغبات ويحدث لها تشويش.
- ضع نهاية للهدف لابد أن يكون هناك زمن ووقت لإنجاز الهدف.
- ضع قائمة لهذا الهدف.
-رتب هذه القائمة حسب الأولوية ـ
ـ إبدأ بالتنفيذ والعمل
- أكتب ما تم إنجازه في مفكرة.
2- خطط لكل يوم مُسبقاً
إن التخطيط يجعل من المستقبل حاضر ، فيجب أن تُخطط أعمالك يومياً لمدة 24 ساعة ، وأسبوع ، وشهر ، وسنة ، وأن تكتبها حسب الأولوية والأهمية، إن تطبيق قاعدة 10/90 ، وهى تعنى أن 10% في التخطيط سوف يوفر عليك 90 % من الوقت المهدر.
3- طبق قاعدة 80/20 في كل شيء ( مبدأ باريتو)
يجب أن نعلم إنه لدينا الوقت الكافى إذا أردنا ولكن يجب علينا أن نستغله بالشكل الصحيح فكل عمل لدينا فيه أشياء مهمة جداً وهى لا تتعدى 20% من باقى الأعمال التي تمثل 80%
فيجب علينا عند البدء أن نبدأ بالمهم حتى لو كان صعب والا نضعف إلى البدء بالأعمال الصغيرة المتكررة لأن الإنجاز وتغيير الشكل يتم بإنجاز العمل الصعب الأول.
4- ضع بعين الاعتبار نتائج الأمور
الأشخاص التي تخطط لحياتها وتتوقع النتائج المستقبلية ، يكون لديها قدرة كبيرة على إتخاذ الأولويات وتحقيق النتائج في المدى القصير ،
ويجب عليك أن تٌعيد ترتيب نشاطاتك وأولوياتك وأى عمل يستحق البدء ومن هنا عليك البدء وسوف يبدأ العقل في التفكير واستمر وسوف تنتهى المهمة .
5- تطبيق ( أ ب ج د هــ ) على التوالي
إن أول قانون للنجاح هو التركيز وتوجيه كافة الطاقات إلى نقطة معينة ثم الاتجاه مباشرة الى تلك النقطة ، دون التفات إلى اليمين أو اليسار وهذه الطريقة تعتمد على ترتيب الأولويات حيث أ تبدأ بالمهام المهمة جداً ثم ب بالمهام الأقل وهكذا.
6 – ركز على المواقع ذات النتائج الأساسية
في البداية يجب أن يتعرف الشخص على المواقع الأساسية في عمله ، ومن ثم يجب تحديد المواقع التي يحتاج أن يتم الإنجاز فيها ، مع كتابة تقييم لنفسك في كل موقع من 1 الى عشرة مع التركيز على مهارة واحدة إذا أتقنتها تساعدك على الأداء الكلي للعمل
7– اتبع قانون الكفاءة المفروضة
يقول القانون إنه ليس لدينا الوقت الكافي لأداء كل الأعمال، ولكن لدينا الوقت الكافى لأداء مهمة معينة لذلك يجب عليك التركيز في المهمة الصعبة والأساسية،
والبدء بها دون تأخير أو تسويف للوقت من خلال الجلوس في هدوء وترتيب الأولويات يومياً دون تشويش ، وسوف يظهر لك الأفكار التي توفر وقتك.
8 – إستعد تماماً قبل أن تبدأ
يجب أن تهتم بالبيئة التي تعيش فيها ، وعليك بتنظيف مقعدك ، ومكان عملك ، وأن تضع عليه المُهمة التي تُريد أن تبدأ فيها فقط ، وتبدأ فعلاً ولا تُشتت نفسك بين الأوراق والمهمات الكثيرة
9 – العمل على التحسن المستمر وتنمية مهاراتك
إن النجاح الحقيقى للشخص ، هو أن يستمر كل يوم في التعلم ، واستفادة مهارات جديدة ، ويكون هناك تحسن مستمر ، وعليك أن تقرأ في مجال عملك على الأقل ساعة يومياً ،
حتى تٌصبح مُتميز فيه وتحضر المؤتمرات والاجتماعات الخاصة به من أجل التميز وزيادة المهارة .
10 – قوّي مواهبك الخاصة
عليك برفع مهاراتك ومواهبك التي تتميز فيها حتى تزداد تميزاً وتستطيع أن تتفوق على الآخرين في إنهاء المهام الخاصة بكل مهارة وإتقان.
11- ركز كل أفكارك حول المهمة التي تريد أن تحققها
فأشعة الشمس لا تحرق إلا إذا تجمعت في بؤرة واحدة فحدد المهمة وأسال نفسك ما الذى يجب أن أفعله لكى يحقق لي الإيجابية والسيرة المهنية في عملي وأبدأ على الفور بكل ثقة وقوة في عمله
12- خذ برميلا واحدا فقط كل مرة
وهذا يعنى أن تجزأ العمل إلى أجزاء صغيرة وتنتهي منها جزء بجزء وفور الانتهاء من جزء تنتقل إلى الأخر بنفس الروح والكفاءة وفى النهاية ستجد نفسك أنهيت المهمة الكبيرة بالكامل في وقت قياسي فكما قال كونفوشيوس: إن رحلة الألف ميل تبدأ بخطوة.
13- اضغط على نفسك
حاول أن تعود نفسك على الضغط وتحديد أوقات زمنية محددة لإنهاء المهمات فيها وتحاول أن تنهى تلك المهمات قبل الوقت المحدد لها وتكون أنت الرقيب على نفسك. لا تنتظر أحد يكون رقيب عليك فحاسب نفسك دائماً حتى تصبح من المبدعين في مجال عملك
14- وسع من قدرتك الشخصية
إن المادة الخام للإنتاج والإنجاز موجودة في طاقاتك العقلية والجسدية فلا بد أن تهتم بالصحة والغذاء والنوم حتى تستطيع أن تنجز أعمالك بدون تعب أو مماطلة أو ضعف
15- حفز نفسك للعمل
يجب ان تٌقدر نفسك وتحبها وتحترمها حتى تحقق النجاح وكن متفائل دائما بأنك تستطيع النجاح وفعل أي شيئاً وعند سؤال أي شخص لك مهما كانت حالتك في هذا الوقت فقل له أشعر بالروعة فإن كل ما تفكر فيه هو ما سوف تحصل عليه فكن دائما متفائل ومتحفز ومقدر لذاتك
16- مارس التأجيل الإيجابي
قم بتأجيل المهمات الصغيرة والأشياء التي ليس لها تأثير في حياتك إلى وقت أخر ، وأبدأ فورًا بالأعمال والمهمات الكبيرة حتى تنجزها ، فإن تأجيل تلك المهمات الصغيرة تكون نقطة إيجابية لصالحك حتى تنهي المهمات الكبيرة وتشعر بإنجازك في عملك
17- أداء المهمة الأكثر صعوبة أولا
قم بعمل المهمة الأصعب لديك ولا تٌأجلها من خلال الترتيب للمهمات المسبق وفقاً لقاعدة باريتو 80/20 ورتبها حسب قاعدة ا ب ج د هــ ، ثم لا تضيع وقت وتخلص من أي أشياء تعطلك
وتبدأ بالمهمة الصعبة فوراً بكل ثقة بأنك قادر على إنجازها، وحاول أن تفعل ذلك لمدة 21 يوم حتى تصبح عادة لديك.
18- جزء وقطع المهمة
حتى تستطيع أن تٌنهى المهمة بنجاح يجب تقسيمها إلى قطع وأجزاء صغيرة ، وستجد نفسك قادر على القيام بها ويمكنك تطبيق طريقة الجبنة السويسرية وهي عمل ثقب في المهمة كما الثقب الموجود في الجبنة السويسرية وتتوقف وتعمل عمل أخر وهكذا حتى تجد نفسك اخترقت المهمة تماماً.
19- اصنع فترات طويلة من الوقت
بمعنى أن تٌقسم يومك إلى ساعات ودقائق وخصص ساعات مٌحددة يومياً ، لتنجز فيها المهمات الكبيرة وأبعد تماماً عن أي تشويش أو إضاعة وقت خلال تلك الساعات.
20- طور احساسك بالطوارئ
وهي أن تقرر اليوم بأنك ستفعل تلك المهام من خلال التأكيد على كلمات سوف أفعلها الآن وتقولها عدة مرات وتشجع نفسك وتختار المهام التي تتباطأ فيها ، وتقول سوف افعلها وتشجع نفسك واحساسك حتى تنجز تلك المهمات.
21- إستفرد بإدارة كل مهمة على حدى
يجب أن تٌحدد المهام المهمة وتقوم بتجزئتها ، وتستفرد بالقيام بها وتشجيع نفسك عليها فالمهم هو البدء بالأصعب حتى تشعر انك أنجزت وسيكون دافع لك للمواصلة وتحقيق باقي المهام .
